L’inscription par courriel sera réservée pendant quatorze jours, jusqu’à ce que l’AFMO reçoive le paiement intégral. Lorsque le paiement sera reçu, les exposants recevront une confirmation officielle.
Le plan sera disponible pour la sélection du kiosque selon le premier arrivé, premier servi. L’AFMO se réserve le droit de modifier le plan sans préavis et de repositionner les exposants dans un délai raisonnable.
Les exposants peuvent distribuer du matériel publicitaire à partir de leur kiosque. En cas de plainte découlant d’une telle distribution, la question sera envoyée au comité organisateur de l’AFMO pour la résolution finale.
Bien que les cadeaux et les tirages soient autorisés, les ventes directes de produits ou de services ne le sont pas.
Les exposants ne sont pas autorisés à céder, sous-louer ou répartir la totalité ou une partie de leur kiosque sans le consentement préalable du comité organisateur du congrès de l’AFMO. Le comité se réserve le droit de rejeter les pièces qu’il juge inappropriées.
Installation
Les exposants doivent respecter toutes les règles et réglementations du comité organisateur du congrès de l’AFMO concernant les expositions ou toute question liée à celles-ci. Cela comprend les règlements municipaux, les statuts de toute autorité dirigeante ayant compétence sur les lieux.
Responsabilité et indemnisation
Les exposants sont responsables de tous les dommages aux biens et à l’équipement de l’installation, qu’ils soient causés par le transport, l’installation ou le démontage d’expositions, d’affiches, de panneaux, et qu’ils soient causés par les personnes présentes ou les employés et/ou invités de l’exposant.
L’AFMO et la municipalité hôte ne seront pas responsables des pertes et/ou dommages ou blessures, quelle qu’en soit la cause, aux expositions, aux marchandises ou au personnel au cours de ce congrès. L’exposant convient qu’il doit indemniser et dégager de toute responsabilité en tout temps l’AFMO et la municipalité hôte de toute réclamation, demande, poursuite ou action de quelque nature que ce soit, y compris les réclamations ou les droits créés par la loi pour la perte, les dépenses, les dommages ou les blessures (y compris la mort) à des personnes ou des biens, causé ou contribué en raison de l’occupation du kiosque par l’exposant ou encore par un acte ou une omission de l’exposant en relation avec sa livraison, la mise en place ou le démontage de son exposition ou en raison du fait que l’exposant ne se conforme pas aux dispositions de l’entente.
Protection de la propriété des exposants
L’AFMO et la municipalité hôte ne seront pas responsables de la protection ou de la sécurité des pièces à conviction, des marchandises ou du personnel contre le vol, les dommages causés par le feu, les accidents ou toute autre cause. Dans tous les cas, les exposants doivent fournir leur propre assurance responsabilité civile complète.
Annulation
Si un exposant annule son contrat après le 26 août 2024, il est responsable de 50 % du montant total de l’espace et sera remboursé en conséquence. Après cette date, il n’y aura pas de remboursement.
