L’Association française des municipalités de l’Ontario (AFMO) a été créée en 1989 par Gisèle Lalonde, mairesse de la Ville de Vanier, afin de revendiquer le maintien et l’amélioration de la gouvernance et de la prestation des services municipaux en français et en anglais dans les régions de l’Ontario désignées en vertu de la Loi sur les services en français de l’Ontario.
Mission
L’AFMO maintient et appuie le réseau des municipalités et des collectivités francophones et francophiles pour répondre aux besoins professionnels, politiques et stratégiques dans le cadre municipal.
L’AFMO offre aux élus et cadres municipaux un forum et des services en français et agit en tant qu’intervenante et conseillère dans le domaine municipal.
Voici nos objectifs:
- Servir de porte-parole des membres dans les dossiers d’intérêts communs;
- Favoriser la formation et le perfectionnement professionnels des membres;
- Servir de forum d’échanges et de concertation pour les membres;
- Entretenir des liens avec les autres intervenants municipaux en Ontario et au Canada;
- Promouvoir et encourager l’utilisation de la langue française dans les affaires municipales;
- Promouvoir l’immigration francophone en Ontario et appuyer l’intégration des minorités raciales et ethnoculturelles dans des collectivités francophones en Ontario.
Priorités
- Offrir des programmes de formation et de perfectionnement professionnels aux membres des conseils municipaux, au personnel et cadres d’administrations municipales et aux membres associés de l’Association.
- Recruter de nouvelles administrations municipales et des membres associés comme membres de l’AFMO.
Étendue et exigences du projet
- Général
L’AFMO est à la recherche d’un ou d’une consultante ou d’une firme de consultation pour entreprendre son prochain exercice de planification stratégique. Le secteur de la politique municipale étant constamment en effervescence, l’AFMO souhaite amorcer cette démarche au cours des prochains mois afin de faciliter et de maximiser la mise en œuvre de ses orientations et objectifs pour les trois prochaines années.
- L’AFMO accepte actuellement les offres visant à :
- Réaliser une analyse de l'environnement externe et des principaux enjeux du système politique municipal à l’échelle provinciale.
- Proposer un processus de consultation participatif et d’engagement auprès des communautés desservies et des organismes et institutions partenaires.
- Évaluer les meilleures pratiques dans le domaine.
- Les livrables
En collaboration avec le conseil d’administration et la gestionnaire, le titulaire doit :
- Réaliser dans le contexte de l’AFMO une analyse de l’environnement externe et des principaux enjeux du système politique municipal en Ontario.
- Concevoir et mettre en œuvre un processus pour consulter et engager :
- Les communautés desservies
- Les membres
- Les organismes partenaires
- Le conseil d’administration
- L’équipe de gestion
- Les bénévoles
- Les stagiaires
- Préparer et présenter au conseil d’administration et à la gestionnaire le résultat des consultations incluant :
- Une évaluation des forces de l’AFMO en ce qui concerne sa capacité de réaliser ses objectifs et ses stratégies;
- Une identification des lacunes et des problèmes;
- Des recommandations et la présentation d’options stratégiques réalistes et engageantes;
- Une évaluation de la pertinence de la vision, de la mission et des valeurs organisationnelles actuelles et des inconvénients de chaque recommandation.
- Préparer et valider l’orientation ainsi que le plan de mise en valeur du plan stratégique et les présenter au conseil d'administration et à la gestionnaire.
- Proposer et préparer les outils de suivi (tableaux de bord) au conseil d’administration et à l’équipe de gestion.
4. Expérience idéale
Le ou la consultante ou les membres de l’équipe de soutien collaborant à la soumission de cet appel d’offres doivent posséder les qualifications suivantes :
- Expérience confirmée en planification stratégique dans le secteur sans but lucratif francophone, en particulier celui de la politique municipale.
- Expérience confirmée dans la conception, l'animation, la participation, la présentation et la mise en œuvre d’enjeux stratégiques dans le secteur de la politique municipale.
- Expérience confirmée en évaluation d’enjeux stratégiques en politique municipale francophone.
- Innovation, flexibilité et ouverture à la contribution des acteurs clés et de l’équipe en place.
5. Réponse à l’appel d’offres
L’AFMO demande que les soumissions comprennent les éléments suivants :
- Expérience et qualifications pertinentes liées aux exigences;
- Portée, approche et méthodologie;
- Approche de gestion de projet et plan de travail proposé;
- Structure organisationnelle de l’équipe et rôles du personnel de soutien;
- Calendrier proposé;
- Calendrier de disponibilité;
- Description des livrables;
- Trois références.
6. Programme
Veuillez noter que les dates et les activités en lien avec cet appel d’offres peuvent changer à la seule discrétion de l’AFMO. Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur offre à madame Mélissa Beaudet, gestionnaire de l’AFMO, à .
- Date d’émission de l'appel d'offres : 24 juillet 2024
- Date de clôture de la période de questions : 26 août 2024
- Date de clôture de l’appel d’offres : 16 septembre 2024
- Date de début prévue: 30 septembre 2024
7. Budget
Toutes les offres doivent inclure un budget pour réaliser les livrables demandés.
Le budget doit respecter les éléments suivants :
- Il doit comprendre les détails, y compris les taux horaires ou de projet ainsi qu’une estimation des heures et des dépenses supplémentaires prévues.
- Le prix doit refléter la capacité financière d’un organisme sans but lucratif.
- Tous les coûts liés à la réponse à cet appel d’offres sont à la charge du ou de la consultante ou firme de consultation.
8. Critères de l’évaluation de l’offre
Les offres soumises seront évaluées selon les critères suivants :
- Qualité et innovation de l’approche et de la méthodologie proposée (25 %)
- Approche de gestion de projet et plan proposé (25 %)
- Expérience pertinente (25 %)
- Prix et rapport qualité-prix proposés (25 %)
9. Attribution du contrat
L’AFMO choisira et informera le fournisseur retenu répondant aux exigences spécifiées dans l’appel d’offres. L’ensemble de l’offre du fournisseur sélectionné sera évalué sur la base des réponses aux informations demandées dans l’appel d’offres. Le fournisseur retenu sera invité à conclure par écrit un accord avec l’AFMO.
10. Défaut de conclure un accord
Si le fournisseur sélectionné ne parvient pas à conclure d’accord dans un délai de 15 jours à compter de l’avis de sélection, l’AFMO peut à sa seule et absolue discrétion et sans encourir de responsabilités annuler la sélection de ce fournisseur.
11. Notification des autres fournisseurs
Une fois qu’un accord sera signé entre le fournisseur retenu et l’AFMO, les autres fournisseurs seront informés par écrit de l’attribution du contrat au fournisseur retenu.
12. Conflits d’intérêts
La divulgation de tout conflit d'intérêt des membres de l’équipe est requise (Le formulaire en ligne sera disponible sous peu).
Conditions générales
- L’AFMO se réserve le droit de discuter et de demander des renseignements supplémentaires aux soumissionnaires.
- L’AFMO se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute partie de la soumission ou même toute la soumission.
- L’AFMO a l’intention d’adjuger le contrat en réponse à cet appel d’offres au fournisseur qui présentera l’offre ayant la meilleure valeur qualité-prix après évaluation de toutes les offres. L’AFMO n’est donc pas tenue d’accepter l’offre la plus basse ni aucune offre.
- L’AFMO ne sera pas responsable des coûts engagés par les soumissionnaires pour la préparation de leur offre.
Accès à l’information
L’offre est assujettie aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et sur la protection de la vie privée.
Droits d’auteur
Le fournisseur retenu garantit à l’AFMO que tout produit, matériel et service fournis au contrat n’enfreignent pas de droits d'auteur, de plan, de devis, ou tout autre droit de propriété intellectuelle d’une autre personne.
Invitation à soumettre une offre de services
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur offre de services à madame Mélissa Beaudet, gestionnaire de l’AFMO à , avant le 16 septembre 2024 à 16 h.